Digitalización: es el proceso de conversión y almacenaje de los documentos en papel a soporte digital (tiff, pdf,...)
Para sacarle provecho a la digitalización de los documentos existe la posibilidad de capturar la imagen escaneada reconociendo los caracteres que en ella se encuentran pudiendo hacer uso de ellos. Esta funcionalidad la realizan los software de digitalización, mediante los cuales de un documento pueden extraerse campos (DNI, CIF, Apellidos, Total Factura, Detalles del recibo, nombre proveedor,...) y trabajar con ellos. Ya sea porque se almacenan en bases de datos, en gestores documentales o en ficheros de texto.
También permite el reconocimiento de los campos basados en restricciones: Teléfonos de menos de X cifras, Total de la factura con decimales, Al menos debió marcar una de las opciones del formulario (Hombre o mujer, Permiso de conducir si/no,...), formato del cif,...
Por otro lado, los escaners tienen software que ayuda al proceso de digitalización rotando, haciendo nítidos los caracteres, limpiando posibles poluciones del papel,...
